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Viagens corporativas: os maiores erros e como evitá-los

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Segundo pesquisa realizada pela Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), as vendas de viagens corporativas cresceram 11,1% no 1º trimestre de 2019. O estudo foi processado pelo BI (Business Inteligence) da entidade e envolve o total das transações feitas pelas agências associadas, na comparação do mesmo período de 2018.

Com as viagens, as empresas acabam gastando muito com hospedagem, transporte, alimentação, passagens aéreas, entre outros custos.

Para conhecer os principais erros que acontecem durante a gestão das viagens corporativas, fomos conversar com Bruno Pain, co-fundador e diretor comercial do VExpenses – plataforma de gestão de despesas corporativas.

Ele listou três situações prejudiciais que podem ser evitadas, ajudando a agilizar processos, prevenir possíveis fraudes e, também, perdas de dinheiro.

Falta de organização

O planejamento é essencial para qualquer atividade de uma empresa. Portanto, a falta dele é um dos erros mais comuns na gestão das viagens corporativas.

Com uma boa organização você agenda todas as viagens com antecedência e encontra hospedagem e passagens com melhor custo-benefício. Entre outros fatores que ajudam a evitar gastos desnecessários.

Dedique-se à elaboração de um bom orçamento de viagem, que faça sentido para sua empresa. Assim, você evita ser pego de surpresa com o valor das despesas da viagem e não compromete a saúde financeira do seu negócio.

Seguro em viagens corporativas

Muitos pensam que o seguro viagem é uma bobagem, mas não é. Pelo contrário, o seguro viagem protege tanto o colaborador, quanto a empresa em caso de imprevistos na viagem.

Algumas das situações imprevistas que podem ocorrer são o colaborador passar mal, sofrer algum acidente durante a viagem ou outra emergência. O seguro viagem garantirá que o funcionário será atendido e não ficará desamparado nesses casos.

Além disso, com o pagamento antecipado, a empresa economiza com despesas altas, caso alguém tenha que acionar algum atendimento em cima da hora.

Conciliação do cartão corporativo da empresa

Algumas empresas oferecem cartão corporativo para os colaboradores gastarem durante suas viagens a trabalho, ao invés de reembolsá-los pelas despesas posteriormente. O problema com essa prática é que muitos colaboradores não utilizam o cartão da forma correta e acabam abusando das compras.

Para evitar que o colaborador misture despesas profissionais com os gastos pessoais, a empresa precisa estabelecer uma política para os gastos em viagens corporativas, assim como realizar uma conciliação da fatura do cartão corporativo com os comprovantes de gastos apresentados.

Assim, é possível identificar cada um dos gastos da fatura e ver sua natureza corporativa. No entanto, esse processo costuma ser manual e nada prático. Sendo muitas vezes negligenciado pelos departamentos financeiros e administrativos.

Nesse sentido, uma dica importante é não hesitar em utilizar a tecnologia ao seu favor. Atualmente, existem diversos apps e plataformas gerenciais que são ótimas soluções para a organização das despesas corporativas nas empresas, além de simplificarem diversos processos administrativos.

O VExpenses é uma dessas  plataformas, já tendo ajudado diversas empresas na gestão de despesas com viagens corporativas.

“Está ficando cada vez mais rápido e prático automatizar e otimizar processos internos. Essa organização tem ajudado as empresas a crescerem, evitando também prejuízos e gerando economia de tempo e de dinheiro” finaliza Pain.

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