Empresas que buscam reduzir gastos com viagens corporativas podem estar começando a negociação pelo lugar errado. Para buscar economia em viagens, antes de discutir descontos com companhias aéreas, hotéis e locadoras, é preciso entender como a própria organização compra, o comportamento, quais são seus fornecedores, com que antecedência os funcionários fazem reservas e quais metas precisam ser alcançadas.
A avaliação é da Voetur Viagens e foi apresentada durante o Fórum de Inovação em Procurement, realizado em São Paulo. A análise reforça a necessidade de uma mudança na forma como as empresas conduzem processos de concorrência e gerenciam os custos relacionados às viagens corporativas.
Dados da ABRACORP de 2025 divulgados pela associação mostram que as passagens aéreas representam aproximadamente 58% do volume de compras de viagens, enquanto a hospedagem responde por 31%. A Voetur reforça ainda que alterar o comportamento de compra pode produzir impacto relevante nas despesas de viagens, gerando redução de custos.
Para Carolina Gaete, diretora comercial da Voetur Viagens e embaixadora da ALAGEV em São Paulo, os processos de concorrência atualmente restringem a abertura de dados, apresentando apenas o gasto anual consolidado da empresa. Esse número mostra quanto foi desembolsado, mas não necessariamente explica o que, por que, onde e como o dinheiro está sendo gasto.
“Quanto mais a empresa abre seus dados, mais o fornecedor consegue identificar o que precisa ser trabalhado primeiro. Sem dados, como podemos ajudar?”, afirma Carolina.
Entre as informações que podem mudar a qualidade de uma concorrência estão a antecedência média de compra, as companhias aéreas mais utilizadas, acordos corporativos, destinos, tarifas máximas permitidas, preferências dos viajantes, cidades e perfil das hospedagens, necessidade de hospedagem em regiões remotas, política de viagens, fluxo de aprovação, comportamento de públicos específicos, além de dados que quantificam remarcações e reembolsos.
A lógica é transformar o processo de concorrência de uma simples disputa por preço em uma análise da operação. Com informações mais detalhadas, o fornecedor pode identificar assim onde existe espaço para negociação, quais parceiros são mais adequados a determinados perfis de viagem e quais mudanças de comportamento podem gerar economia antes mesmo de uma renegociação contratual.
O impacto da antecedência da compra de uma passagem aérea é um exemplo. A mesma lógica vale para outras etapas da jornada. Na hotelaria, por exemplo, a empresa pode precisar considerar não apenas a diária, mas cidades, perfil do viajante, tipo de estabelecimento e condições de pagamento. Já na gestão de bilhetes, créditos não utilizados podem representar recursos que deixam de ser aproveitados quando não são acompanhados pela empresa.
Essa mudança também amplia o papel da TMC. Para a Voetur, o fornecedor deixa de ser apenas responsável pela emissão e reserva de serviços. Ele passa a atuar de forma consultiva sobre a operação, acompanhando portanto os dados e recomendando mudanças de comportamento, sourcing, fornecedores e políticas. “Quando dados são compartilhados desde o início, é possível atuar de forma muito mais assertiva”, diz Carolina.
A consequência é uma mudança na própria definição de gestão de viagens corporativas. Em vez de tratar a mobilidade como uma despesa a ser reduzida linearmente, a empresa passa a analisar assim o custo total da viagem e os fatores que determinam esse valor. A estratégia envolve dados, comportamento, negociação, tecnologia, política de viagens e experiência do viajante.
Para a Voetur, esse movimento também exige uma relação mais transparente entre empresas e fornecedores. Dados históricos e informações operacionais podem ser usados desde o início de uma RFP para que a concorrência seja baseada nas características reais de cada operação. É importante considerar que rotas, cidades, perfis de viajantes e necessidades variam de uma empresa para outra.
“Cada negócio têm características diferentes. Se a empresa abre os dados, o fornecedor consegue assim enxergar onde realmente está a oportunidade”, conclui Carolina.
